Politica de confidențialitate

Stimați Vizitatori,

Vă mulțumim că folosiți Rive Book. Vă rugăm să citiți cu atenție Termenii și condițiile aplicabile tipului de cont pentru care ați optat și această Politică de prelucrare a datelor cu caracter personal și confidențialitate, pentru a fi pe deplin informați cu privire la condițiile în care prelucrăm și asigurăm siguranța datelor personale pe care ni le furnizați.

Rive Book este o platformă care are următoarele funcționalități: agendă pentru programări, sistem de păstrare a datelor despre client (nume, prenume și număr de telefon) și alte caracteristici suplimentare.

Vă informăm că, pentru a asigura prestarea serviciilor Rive Book, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate de către noi, Rive Soft S.R.L., cu sediul social în Jud. Bihor, Sat Saldabagiu de Munte, Comuna Paleu, Nr. 97B, înregistrată la Oficiul Național al Registrului Comerțului cu nr. J2023001420053, Cod Unic de Înregistrare 48247375, care deține site-ul rivebook.ro, în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date (în continuare GDPR) și a legislației naționale și europene aplicabile în domeniul protecției datelor (inclusiv Legea nr. 190/2018).

I. Definiții:

Site înseamnă rivebook.ro, proprietatea operatorului de date personale Rive Soft S.R.L., cu sediul social în Jud. Bihor, Sat Saldabagiu de Munte, Comuna Paleu, Nr. 97B;

Vizitator înseamnă persoana fizică sau juridică care accesează Site-ul, vizitează spațiile sau este interesată ori solicită informații referitoare la produsele Operatorului;

Utilizator Client înseamnă persoana fizică căreia i se prestează servicii de către Operator, prin intermediul site-ului sau prin alte modalități;

Utilizator Business înseamnă persoana juridică care se expune pe platforma Operatorului pentru a fi contactată de Utilizatorii Clienți;

Profil public Rive Book înseamnă pagina asociată unui Utilizator Business și, după caz, altor profesioniști afiliați, unde Utilizatorii Clienți pot efectua programări în cadrul platformei Rive Book ori pot contacta Utilizatorul Business;

Date cu caracter personal înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă; o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată direct sau indirect, prin corelarea unor elemente de identificare, cum ar fi nume, prenume, fotografie, vârstă, sex, naționalitate, etnie, adresă de domiciliu/reședință, adresă de e-mail, adresă IP, ocupație, cont bancar, orientare politică, religie, semnătură etc.;

Categorii speciale de date personale înseamnă datele cu caracter personal care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate, precum și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, de date privind sănătatea sau de date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice;

Date personale referitoare la condamnări penale și infracțiuni înseamnă date care privesc condamnările penale aplicate persoanei vizate, infracțiunile săvârșite de persoana vizată sau măsurile de securitate conexe, prelucrate în condițiile art. 10 GDPR;

Prelucrare înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

Operator înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; în acest caz, Rive Soft S.R.L., inclusiv prin intermediul site-ului rivebook.ro, are calitatea de operator;

Persoană vizată înseamnă persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate;

Împuternicit înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

GDPR înseamnă Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date;

Autoritatea de supraveghere înseamnă o autoritate independentă instituită într-un stat membru al Uniunii Europene, responsabilă cu monitorizarea aplicării GDPR; în România, aceasta este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP);

SEE înseamnă Spațiul Economic European (incluzând statele membre ale Uniunii Europene, Islanda, Norvegia și Liechtenstein).

II. Drepturile dumneavoastră și obligațiile noastre în ceea ce privește prelucrarea datelor personale:

Aveți dreptul de a solicita Operatorului, în ceea ce privește datele dumneavoastră cu caracter personal, accesul la aceste date, ceea ce înseamnă că aveți dreptul de a obține o confirmare că se prelucrează date cu privire la persoana dumneavoastră, respectiv informații despre cum sunt prelucrate datele (scopurile prelucrării, categoriile de date vizate, destinatarii sau categoriile de destinatari cărora datele le-au fost sau urmează să le fie divulgate, perioada pentru care datele vor fi stocate sau criteriile utilizate pentru a stabili perioada etc.).

Aveți dreptul de a solicita Operatorului rectificarea fără întârziere a datelor cu caracter personal care vă privesc, respectiv completarea datelor cu caracter personal care au fost incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare.

Aveți dreptul de a solicita Operatorului ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:

• datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopului pentru care au fost colectate sau prelucrate;
• v-ați retras consimțământul, atunci când acesta a fost temeiul legal al prelucrării, și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare;
• vă opuneți prelucrării în temeiul art. 21 alin. (1) GDPR și nu există motive legitime care să prevaleze în ceea ce privește prelucrarea, sau opoziția se realizează în temeiul art. 21 alin. (2) GDPR;
• datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
• datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care ne revine în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidența căruia se află Operatorul;
• datele cu caracter personal au fost colectate în vederea oferirii de servicii ale societății informaționale menționate la art. 8 alin. (1) GDPR.

Pentru a șterge datele dumneavoastră puteți solicita ștergerea contului Rive Book din pagina Contul meu, apăsând „Șterge contul”. Personalul unei afaceri poate face aceeași cerere din Contul meu din panoul de lucru. Alternativ, puteți transmite o solicitare la adresa de e-mail contact@rivesoft.ro, iar noi revenim cu o confirmare cu privire la finalizarea ștergerii datelor.

Dreptul la restricționarea prelucrării poate fi exercitat de către dumneavoastră dacă se contestă exactitatea datelor, pentru o perioadă suficientă verificării acestora; dacă prelucrarea este ilegală, dar nu se dorește ștergerea datelor, ci doar restricționarea; în cazul în care Operatorul nu mai are nevoie de datele personale în vederea prelucrării, însă dumneavoastră le solicitați pentru apărarea unui drept în instanță; sau dacă v-ați opus prelucrării, pentru intervalul de timp cât se verifică dacă interesul nostru legitim prevalează asupra drepturilor dumneavoastră.

Aveți dreptul la opoziție, ceea ce înseamnă că aveți dreptul de a vă opune prelucrării atunci când aceasta deservește un interes public sau un interes legitim al nostru, sau când datele dumneavoastră sunt prelucrate în scop de marketing direct.

Dreptul la portabilitatea datelor se referă la dreptul dumneavoastră de a primi datele personale într-un format structurat, care poate fi citit automat, respectiv la dreptul ca acestea să fie trimise direct unui alt operator, la solicitarea dumneavoastră. Dreptul la portabilitatea datelor se aplică atunci când prelucrarea s-a bazat pe consimțământul dumneavoastră sau pe temei contractual, iar prelucrarea s-a efectuat prin mijloace automate.

Aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată, inclusiv profilare, care produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează în mod similar, cu excepția cazului în care o astfel de prelucrare este necesară pentru executarea contractului dintre noi, este permisă de lege sau are la bază consimțământul explicit al dumneavoastră.

În măsura în care datele personale sunt prelucrate pe baza consimțământului dumneavoastră, aveți dreptul de a vă retrage acest consimțământ oricând, fără ca aceasta să conducă la vreo consecință negativă în sarcina dumneavoastră. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau la instanțele de judecată, în cazul în care considerați că v-am încălcat vreun drept cu privire la datele dumneavoastră personale. Site-ul autorității: https://www.dataprotection.ro.

Toate aceste drepturi le puteți exercita printr-o cerere scrisă adresată Operatorului Rive Soft S.R.L., datată și semnată, comunicată prin e-mail la adresa: contact@rivesoft.ro.

Vă vom răspunde într-un termen de o lună de la primirea cererii, cu mențiunea că acesta poate fi prelungit cu încă două luni, caz în care veți fi notificat cu privire la respectiva prelungire în termenul de o lună de la înregistrarea cererii.

De asemenea, ne asumăm obligația de a lua toate măsurile necesare, organizatorice și tehnice, pentru securizarea datelor dumneavoastră personale pe care le gestionăm și de a vă informa de îndată în caz de distrugere, pierdere, modificare, divulgare sau accesare neautorizată a datelor cu caracter personal, atunci când legea o cere.

III. Datele personale prelucrate de Operator:

1. Vizitatorii site-ului:

Datele personale ale Vizitatorilor site-ului rivebook.ro sunt prelucrate prin accesarea Site-ului. Conform politicii de cookie-uri, folosim doar cookie-uri și tehnologii similare necesare funcționării (sesiune de autentificare, protecția conectării cu Google, recunoașterea unei programări fără cont). Pe formularele publice poate fi folosit Google reCAPTCHA, care poate prelucra adresa IP și date tehnice ale dispozitivului. Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de analiză de la terți (de exemplu Google Analytics, Amplitude sau Facebook Pixel) și nu prelucrăm datele Vizitatorilor în scop de marketing.

Temeiul legal al acestei prelucrări este interesul nostru legitim de a asigura buna funcționare, securitatea și prevenirea abuzului, precum și, acolo unde este cazul, executarea măsurilor precontractuale sau contractuale solicitate de Vizitator. Cookie-urile necesare nu presupun un consimțământ separat; le puteți șterge din browser, cu efectele descrise în politica de cookie-uri.

2. Utilizatorii Clienți:

2.1. Crearea și configurarea contului de Utilizator Client

Un Vizitator poate crea un cont de Utilizator Client pe site. Programarea online nu condiționează întotdeauna crearea unui cont: acolo unde Utilizatorul Business permite, programarea se poate face și fără cont, conform pct. 2.2.

Pentru crearea contului și autentificare, utilizatorul introduce datele sale de contact (nume, prenume, adresă de e-mail și număr de telefon) și o parolă de acces, sau se autentifică prin contul Google, caz în care prelucrăm identificatorul Google, adresa de e-mail și numele asociate acelui cont. Parola, atunci când este aleasă de utilizator, este stocată sub formă de hash, nu în clar. Autentificarea prin Google nu presupune alegerea unei parole Rive Book.

Datele personale sunt în acest caz prelucrate în scopul asigurării serviciilor noastre, în temeiul legal constând în încheierea și executarea convenției dintre noi privind prestarea serviciilor conform Termenilor și condițiilor aplicabile.

2.2. Programările online

Dacă un Utilizator Client sau un Vizitator dorește să realizeze o programare online, selectează serviciul, data, ora și, după caz, specialistul și transmite datele de contact (nume, număr de telefon și, după caz, e-mail), precum și observațiile lăsate de acesta. În cazul programării din cont, se prelucrează și datele aferente profilului. Acolo unde afacerea permite, programarea se poate face fără autentificare.

Prin efectuarea programării pentru serviciile unui anumit Utilizator Business, datele de contact (nume, prenume și număr de telefon, iar după caz e-mail) sunt transmise Utilizatorului Business selectat. Acesta din urmă este operator al datelor programării și este responsabil pentru prelucrarea lor în conformitate cu dispozițiile legale în vigoare. Rive Book prelucrează aceste date ca împuternicit al Utilizatorului Business, pe baza acordului de prelucrare.

Temeiul legal principal al prelucrării datelor în cadrul acestui proces este de natură contractuală, constând în executarea convenției prin care vă oferim serviciile noastre și în demersurile necesare pentru a intra într-un potențial contract cu unul dintre Utilizatorii Business.

Nefurnizarea datelor personale menționate mai sus poate conduce la imposibilitatea de a vă furniza serviciile de rezervare online.

Scopul prelucrării datelor îl reprezintă asigurarea serviciilor de rezervare online în cele mai bune condiții, respectiv oferirea unei experiențe cât mai clare pe platforma noastră.

Putem trimite Utilizatorilor Clienți, precum și persoanelor care au făcut o programare fără cont, notificări prin e-mail sau SMS privind programările efectuate și statusul acestora, necesare prestării serviciului. Aceste comunicări nu sunt marketing. Dacă nu mai doriți astfel de mesaje legate de o programare, ne puteți scrie la contact@rivesoft.ro sau puteți folosi opțiunile disponibile în mesaj, acolo unde există.

3. Utilizatorii Business:

3.1. Crearea și configurarea contului de business

În situația în care un business (clinică, cabinet sau alt business) dorește să folosească platforma Rive Book pentru gestionarea programărilor și să aibă un Profil public Rive Book, pentru a-și expune și promova serviciile pe platforma noastră și a oferi potențialilor clienți posibilitatea de a efectua programări online, persoana care administrează contul se va putea autentifica cu adresa de e-mail și parola sau folosind contul Google. Dacă datele de contact aparțin sau sunt asociate unei persoane fizice, vom prelucra datele acesteia cu caracter personal.

Astfel, vom prelucra numele și prenumele, adresa de e-mail și, după caz, numărul de telefon. În cazul autentificării prin Google, prelucrăm adresa de e-mail, numele și identificatorul contului Google. Prin publicarea profilului Rive Book, inclusiv a adresei de desfășurare a serviciilor, business-ul acceptă prelucrarea acestor date de localizare; dacă serviciile se prestează de la domiciliul persoanei fizice, adresa poate constitui o dată cu caracter personal. Pentru facturarea abonamentului prelucrăm datele de identificare ale firmei (denumire, CUI, adresă). Plata se realizează prin procesatorul de plăți (în prezent Stripe); Rive Book nu stochează numărul complet al cardului.

În acest sens, datele personale ale persoanelor care reprezintă business-urile vor fi prelucrate în temeiul încheierii și executării unui contract, respectiv a convenției de prestare a serviciilor oferite prin intermediul platformei, și al interesului legitim al Rive Book de a asigura buna funcționare a platformei și desfășurarea serviciilor pe care aceasta le oferă în cele mai bune condiții.

3.2. Profesioniștii afiliați unui Utilizator Business

În cadrul contului dedicat Utilizatorilor Business, aveți posibilitatea de a introduce datele mai multor specialiști care activează în cadrul cabinetului/clinicii dumneavoastră, pentru a oferi clienților posibilitatea de a se programa direct la un anumit profesionist. În acest caz, vor fi prelucrate datele cu caracter personal ale acestor profesioniști, constând, în funcție de opțiunea acestora, în nume, prenume și număr de telefon.

Menționăm că datele personale ale specialiștilor persoane fizice vor putea fi afișate în cadrul Rive Book, pentru a facilita contactarea lor, inclusiv în afara platformei.

În toate situațiile de mai sus, datele personale ale profesioniștilor afiliați unui anumit cabinet vor fi prelucrate în baza consimțământului specialiștilor, la a cărui obținere în condițiile prevăzute de GDPR se obligă în mod expres Utilizatorii Business, care garantează obținerea acestuia și care vor furniza, la cererea Rive Book, dovada obținerii consimțământului, precum și în temeiul realizării de demersuri în vederea încheierii unui contract între Utilizatorii Business sau, după caz, profesioniștii afiliați, și Utilizatorii Clienți, respectiv în temeiul încheierii și executării convenției dintre Rive Book și Utilizatorii Business și al interesului legitim al Rive Book constând în asigurarea bunei funcționări a platformei și a desfășurării serviciilor pe care aceasta le oferă în cele mai bune condiții.

Toate datele personale menționate mai sus vor fi prelucrate în scopul prestării în bune condiții a serviciilor contractate de utilizatori — atât business, cât și clienți — respectiv al gestionării serviciilor asigurate de noi, Rive Book, precum și în scopul îndeplinirii obligațiilor noastre legale de raportare către autoritățile publice.

Consimțământul exprimat privind prelucrarea datelor personale poate fi retras în orice moment, printr-o simplă cerere adresată nouă la coordonatele de contact menționate în cuprinsul prezentei politici, cu mențiunea că retragerea consimțământului pentru prelucrarea anumitor date personale absolut necesare pentru prestarea serviciilor poate conduce la imposibilitatea prestării acestora, în tot sau în parte.

3.3. Gestionarea programărilor și evidența clienților

Rive Book oferă business-urilor care aleg să se înregistreze în cadrul platformei și să utilizeze serviciile oferite prin intermediul acesteia posibilitatea de a-și organiza și gestiona programările, prin intermediul unei agende virtuale.

În acest caz, răspunderea pentru prelucrarea datelor personale aparținând altor persoane fizice decât cele ale utilizatorilor înregistrați ca Utilizatori Clienți în cadrul platformei Rive Book aparține exclusiv business-urilor, acestea fiind obligate să informeze persoanele vizate cu privire la introducerea datelor acestora în cadrul platformei Rive Book și la condițiile de prelucrare a acestor date.

IV. Transmiterea datelor cu caracter personal prelucrate de Rive Book

Datele cu caracter personal prelucrate de noi, Rive Book, în condițiile prevăzute de prezenta politică, pot fi transmise către terțe entități, după cum urmează:

• datele Utilizatorilor Clienți pot fi transmise Utilizatorilor Business, în vederea validării programării, prestării serviciilor și asigurării contactului direct dintre clienți și business;
• datele Utilizatorilor Clienți și ale Utilizatorilor Business pot fi transmise colaboratorilor noștri, în calitate de împuterniciți, în măsura necesară prestării serviciului: găzduire și bază de date, trimiterea e-mailurilor (Resend), trimiterea SMS-urilor (SMSO), plata abonamentului (Stripe), facturarea fiscală (Oblio), autentificare, protecția formularelor și hărți (Google);
• datele personale prelucrate conform prezentei politici pot fi transmise autorităților publice în vederea îndeplinirii obligațiilor noastre legale de raportare, precum și, în condițiile legii, potențialilor investitori sau cumpărători ai Rive Book.

Unii furnizori pot prelucra date în afara SEE. În acel caz folosim garanțiile prevăzute de GDPR (clauze contractuale standard sau un alt mecanism recunoscut).

V. Durata și condițiile de prelucrare. Securitatea datelor personale

Datele cu caracter personal indicate mai sus vor fi prelucrate de către Rive Book doar pentru perioada necesară îndeplinirii scopului pentru care datele au fost colectate, perioadă care se suprapune cu perioada în care sunt prestate serviciile. Ne rezervăm dreptul ca o parte dintre aceste date să fie prelucrate și ulterior încetării prestării serviciilor, pentru un interval de timp necesar îndeplinirii obligațiilor noastre legale de raportare față de autorități și pentru exercitarea potențială a drepturilor noastre rezultând din contract, inclusiv în fața instanțelor de judecată. Precizăm că datele dumneavoastră personale nu vor face obiectul unui proces decizional automatizat. De asemenea, noi, Rive Soft S.R.L., deținători ai Rive Book, ne obligăm să garantăm securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal, prin măsuri de ordin tehnic și organizatoric pentru securizarea prelucrării datelor personale, conform GDPR.

VI. Modificări ale politicii de prelucrare a datelor personale și confidențialitate

Serviciile oferite de Rive Book evoluează, iar forma și tipul serviciilor oferite se pot modifica. Ne rezervăm dreptul de a schimba sau de a adăuga informații la această politică de confidențialitate. Orice revizuire va fi publicată pe această pagină și va fi în vigoare de la data publicării. Vă recomandăm să consultați periodic conținutul actualizat.